A gyűrött tömbök ideje lejárt

Számlát kiállítani továbbra is kötelező és egyre több vállalkozó számára világos, hogy ma már jobb, gyorsabb és egyszerűbb a gyűrött számlatömb helyett számlázóprogramot használni. A jövőben ráadásul minden számlát online be kell küldeni az adóhatóság felé, tehát érdemes kizárólag az online teret használni a kézzel firkált papírok tépkedése helyett. Nem árt azonban átgondolni, hogy milyen számlázóprogramot válasszon a cégvezető.

A számlázóprogramok jelentősen megkönnyíthetik vállalkozásunk adminisztrációs feladatait, így ma már gyakorlatilag bármely vállalkozás esetén előnyös lehet a használatuk. Azonban nagyon sok számlázóprogram érhető el az interneten. A szoftverek eltérő funkciókkal rendelkeznek, választani közülük a saját üzleti tevékenységeink függvényében érdemes.

ONLINE VAGY TELEPÍTHETŐ LEGYEN?

Az online számlázóprogramok a sokat emlegetett felhőszolgáltatást nyújtják, azaz a számlázószoftver az összes számlát a szolgáltatást nyújtó cég szerverén tárolja. Előnye, hogy egyszerű a használata, nincs telepítési kényszer, frissítéseket sem szükséges keresgélni hozzá időnként, és bárhonnan, akár a telefonról is hozzáférhet a felhasználó.

Az online számlázók közös jellemzője, hogy (fizetős verzió esetén) folyamatosan fizetjük az előfizetési díjat, könnyedén több felhasználót is hozzá tudunk a rendszerhez adni. A telepíthető számlázóprogram pedig egy önálló program, amit a számítógépre installál. Itt az összes adat a számítógépünkre kerül, azaz az ügyfelek adatai, a számlák stb. Az asztali programokat általában egyszer kell megvásárolni, nincs rendszeres havi, éves díja. Ezt ki szokták hangsúlyozni az asztali programokat árusító cégek. Az asztali programokat viszont frissíteni kell, például a változó adózási szabályok miatt, és néhány szoftver esetén felszámolhatnak frissítési díjat.

Arról van némi vita a szakemberek körében, hogy melyik verzió számít biztonságosabbnak. Az átlagos felhasználónak (átlagosnak mondható informatikai védelem mellett) inkább a felhő alapú számlázót ajánlják, mondván, a webszerver biztosan komolyabb védelemmel ellátott. A saját gépre telepíthető számlázóprogramok választása esetén tehát gondoskodni kell a biztonsági mentésről. Természetesen az online számlázóprogramokból is van lehetőség a számlák kimentésére.

POZITÍV TAPASZTALATOK

A digitálisan kiállított e-számlákat azonnal, e-mailben lehet továbbítani a vevőnek. A tapasztalat azt mutatja, hogy az így küldött számlákat a fizetési határidő előtt, de gyakran még aznap kiegyenlítik. Ennek egyik oka, hogy a vásárló szereti, ha a levelezőből eltűnik a „feladat” és gyorsan elvégzi a kötelességét, beállítva az utalást. És a telefon folyamatos használatával többször szem elé kerül a számla, ellenben a postán érkezett és a szórólapok között hányódó számlával.

Az online számla további természetes előnye, hogy környezetbarát, illetve jóval kevesebb helyet foglalnak az irodában, mint az évekig tárolni köteles nyomtatott elődeik.

WEBÁRUHÁZHOZ IS KÖTHETŐK

Rengeteg munkát spórolhatnak meg az online vállalkozók azzal, hogy a számlázóprogramot összekapcsolják a webáruházuk rendszerével. Hiszen, ha rendelésünk érkezik, akkor a vevő által megadott számlázási adatok automatikusan bekerülhetnek a számlázóprogramba. Ellenkező esetben időigényes adatmásolgatás szükséges. Meglévő webáruház esetén megvizsgálandó, hogy a webshop rendszere és a számlázó összekapcsolható-e.

TÁMOGASSA A KÖNYVELÉST!

Nemcsak azzal takaríthat meg időt, ha az értékesítési rendszert összekapcsolja a számlázóprogrammal, hanem csökkentheti az adminisztrációs terheit egy olyan számlázóprogrammal, amely a különböző könyvelőszoftverek formátumát is támogatja. Így a meglévő könyvelési rendszerbe gyorsabban bekerülhetnek az adatok. A legtöbb számlázó egyébként támogat különböző könyvelőprogramokat.

Továbbá érdemes átgondolni, hogy a vállalkozó kinyomtatja-e a számlát az ügyfél részére, vagy elektronikusan küldi el számára e-mailben. A pusztán elektronikus számlához tanúsítvány kell, azaz a legtöbb számlázórendszerben pluszköltsége van ennek. Viszont kinyomtatva és postán feladva nagyobb költsége lesz a számlának, mint az elektronikusnak. Ajánlott tehát alaposan átszámolni, melyik verzió éri meg jobban. Apropó: helytelen az a gyakorlat, amikor a hagyományos számlát pdf-ben juttatjuk el a vevőnek e-mailben! Ebben az esetben elektronikus számlát kellene használni. Szintén lényeges kérdés, hogy a vállalkozás szeretne-e devizaszámlát kiállítani. Ez ugyanis nem alapvető funkció a szoftverek javánál és külön kiegészítő modul megvásárlása szükséges hozzá.

LEGYEN KÉNYELMES!

De minden speciális kívánságon túl a legfontosabb kritérium, hogy a felhasználó eligazodjon a program felületén, megtalálja, amit kell, „kézre álljon az eszköz”. Ezért javasolt választás előtt egy próba, vagyis demó verzióban tesztelni a szoftvert, kipróbálva a lényeges funkciókat, ellenőrizve a gyorsaságot és a kényelmet. Mert aki csak kínlódik a használatával, akadozik vele a munkavégzés és/vagy lassan képes vele dolgozni, attól időt, tehát pénzt rabol el a program.

KÖTELEZŐ BEJELENTENI

A megvásárlást követő lépés, hogy a vállalkozás azt bejelentse az adóhatóság felé. Ennek elmulasztása bírságot is vonhat maga után. A bejelentést 30 napon belül kell megtenni, a NAV honlapjáról letöltött a „Szamlazo” megnevezésű nyomtatvánnyal. (Ha még nincs a gépen a nyomtatvány letöltéséhez szükséges java keretrendszer, akkor azt le kell tölteni.)

AZ INTERNET MEGINT SEGÍT

A szoftverek gyártói nyilván a saját terméküket fogják ajánlani a bizonytalan vállalkozónak, ám léteznek független weboldalak, melyek korrekt módon segítik meghozni a döntést. Ilyen például a szamlazovalaszto.hu, ahol néhány egyszerű kérdést megválaszolva 1 perc alatt kiderülhet, hogy a teszt kitöltőjének (vállalkozásának) melyik szoftvert érdemes választania. Íme néhány program, a teljesség igénye nélkül:

Billingo – A Billingo Premium csomagjával minden egyes hónapban 500 db e-számlát állíthat ki ingyen, a limit átlépése után pedig 5 forintba kerül darabja. A számlázó havidíja 650, illetve 780 Ft, attól függően, hogy éves vagy havi előfizetést választ. Olyan hasznos funkciókat is tartalmaz, mint: a webáruház-összekötés, a céglogó használata, az automatikusan kiállításra kerülő ismétlődő számlák, a termék-, partner- és kiadáskezelés, és az előre beállítható automatikus értesítők küldése. A könnyen kezelhető és átlátható felület, valamint a kedvező árak miatt a Billingo Premium remek választásnak ígérkezik az induló vállalkozások, vagy azok számára, akik korábban még nem használtak számlázóprogramot.

Billzone – A Billzone.eu számlázóprogram mind az öt csomagjához korlátlan mennyiségű időbélyeggel hitelesített elektronikus számla jár – még az ingyenes változathoz is. A webáruház-összekötést viszont csak a PLUSZ előfizetésben találja meg, ami havonta 1980 forintba kerül. Ezzel viszont rengeteg olyan funkció jár, amivel automatizálható a számlázás, ráadásul akár 30 felhasználó számára is adható hozzáférés, így egy nagyvállalkozás számára tökéletes döntés a billzone.eu számlázója.

InnVoice – Az InnVoice számlázóprogramnál az ingyenes változattal nem, csak a 3 előfizetés valamelyikével nyílik lehetőség e-számlákat kiállítani. A legolcsóbb, vagyis „forint és deviza számla csomag” díja 1490 forint havonta, ezért az összegért cserébe pedig vevő- és termékadatbázisokat hozhat létre, céglogót helyezhet el a számlákon, díjbekérőket készíthet stb. Az InnVoice nem köthető össze webáruházakkal, viszont a logisztikai munkafolyamatokat megkönnyíti. A kiskereskedelmi csomagban ugyanis havi 6900 forintért olyan funkciók segítik a napi munkavégzést, mint a vonalkódos eladás, a kiskereskedelmi eladói terminál és a raktárközi átmozgatások.

rEVOL Express – A rEVOL Express egy modulonként bővíthető számlázó- és az integrált vállalatirányítást segítő program. Ennek legnagyobb előnye, hogy a cég számára fontos funkciók egyesével vásárolhatók meg. A kényelmes és gyors elektronikus számlázáshoz például a SzámlaVarázsló és az E-számla modulokat kell beszerezni, amelyeknek egyszeri díja együttesen 29.970 Ft. Ezen felül egy ingyenes és három fizetős csomag közül kiválasztható, hogy mennyi e-számlát szeretne kiállítani havonta. Ezek havidíja 900 és 5200 Ft között mozog, a keretben foglalt 30, 100 vagy 200- as limit átlépése után pedig példányonként 49 forintba kerül minden egyes e-számla. A rEVOL Express további szolgáltatásai közt olyan hasznos modulok vannak, mint: a házipénztár, az útnyilvántartó, a pénzügyi tervező, az üzleti analitika és az adminisztráció.

Symbion – A Symbion egy rendkívül könnyen kezelhető és átlátható online számlázó, amivel bármikor ellenőrizhető a webáruház forgalma, megnézhet néhány hasznos kimutatást vagy kiállíthat egy elektronikus számlát. A napi munkavégzést ezenkívül 30 hasznos funkció teszi még rugalmasabbá és gyorsabbá. Mindezért évente 10.000 forintot kell fizetni, valamint 1250 forintos éves díjért cserébe adható hozzáférés további felhasználók számára. Az elektronikus számlák azonban példányonként 20 vagy 25 forintba kerülnek, a fizetés módjától függően.

Számlázz – A szamlazz.hu az egyik legnépszerűbb program, 150 ezer regisztrált ügyféllel büszkélkedhet. Telepítés nélkül, azonnal használható, papír alapú vagy e-számlát is könnyedén kiállíthat vele. Összekapcsolható más digitális szolgáltatásokkal, így banki adatokat, könyvelési, vagy ERP-rendszert is szinkronizálhat a számlázással. Többféle csomag közül választhat, az alapfunkcióban korlátlan számú papír alapú számla állítható ki korlátlan ideig és mennyiségben, teljesen ingyen.

Kapcsolódó dokumentum:

Tetszett a cikk?